🎙️ Ces métiers insoupçonnés de l’hôpital
Episode 2 : Responsable des admissions‑facturations
Interview de Marie‑France Llach, Centre hospitalier de Bagnères‑de‑Bigorre
« Si je vous dis travailler à l’hôpital… »
Vous pensez aux soignants, aux secrétariats médicaux, aux équipes de rééducation… Mais vous ne pensez presque jamais à celles et ceux qui garantissent un élément vital : la bonne admission du patient et la bonne facturation de son séjour.
Sans ce service, l’hôpital ne peut tout simplement pas fonctionner.
Aujourd’hui, rencontre avec Marie‑France Llach, Responsable du service admissions‑facturations du CH de Bagnères‑de‑Bigorre.
🎤 INTERVIEW
Bonjour Marie‑France, quel est ton poste ici à Bagnères ?
Je suis Responsable du service admissions‑facturations.
Concrètement, je supervise les admissions avec l’accompagnement d’une équipe de six personnes, la gestion des plannings, la facturation administrative des séjours et consultations, l’identitovigilance, le paramétrage du logiciel de gestion administrative des patients, Pastel, la mise en œuvre des réformes en lien avec la facturation… C’est un métier intéressant et très diversifié.
Quel est ton parcours avant d’arriver à ce poste ?
J’ai un BTS comptabilité‑gestion.
J’ai travaillé dans différents domaines avant d’intégrer le secteur du médico‑social et plus particulièrement du handicap. Je suis entrée à l’Adapei 65 en 2000… J’y suis restée 21 ans dont 15 ans dans le secteur adultes et 6 ans dans le secteur enfants.
Durant ces 21 ans, j’avais la responsabilité de plusieurs tâches telles que :
- La gestion du dossier usager et son informatisation
- Les ressources humaines (RH) et la gestion des services généraux (= l’entretien des locaux, la maintenance et la restauration)
- La sécurité (bâtiments, véhicules, contrôles obligatoires et sécurité incendie)
- La gestion administrative et financière
Après le Covid, j’ai eu besoin de changement. J’ai eu envie de découvrir le sanitaire et retrouver le sens du contact humain que je ne retrouvais plus dans le médico-social.
J’ai quitté un CDI pour un CDD à l’hôpital, ce qui peut faire un peu peur… mais c’était un vrai challenge, une vraie remise en question.
Je ne regrette pas mon choix.
Comment s’est passée ton arrivée ?
J’ai eu 8 jours de tuilage pour découvrir le travail de l’équipe et le mien.
J’ai pu compter sur le soutien et l’appui de l’équipe en place, de la direction, des collègues des différents services y compris au niveau du GHT (Groupement Hospitalier de Territoire) et du CH de TARBES.
Tu peux nous décrire une journée type ?
Il n’y en a pas vraiment… mais il y a des rituels.
- Traiter les dossiers créés par l’équipe du standard, pendant la fermeture du service des admissions, soit le soir et le week‑end.
- Traiter les mails : échanges avec la trésorerie, la qualité, la direction, les cadres soignants, les différents secrétariats médicaux, les partenaires (mutuelles, CPAM…), les collègues d’établissements de la région….
- Identitovigilance : je fais partie de la CIV (Cellule Identitovigilance de l’établissement) et de la CIVT (Cellule Identitovigilance de Territoire regroupant les établissements du GHT, Groupement Hospitalier de Territoire). Dans ce cadre-là, je contrôle la présence d’homonymes afin de sécuriser le parcours patient en m’assurant du respect de la procédure sur les services de soins. Les homonymes doivent recevoir une identification spécifique à l’aide d’une étiquette particulière du pilulier, de la porte de la chambre et du lit du patient si en chambre double, etc.
- Suivi de la facturation : suivi des flux de facturation, rejets, dossiers non payés, traitement des relances. Mon rôle, c’est aussi de faire rentrer les recettes de l’hôpital.
- Projection des recettes avec le service des finances qui consiste au suivi de la facturation
- Régie de recettes : des encaissements sont effectués tous les jours par les agents du service. Une fois par mois j’effectue le contrôle et le dépôt des encaissements du mois, en vérifiant leur conformité avec les règles comptables du secteur public.
- Paramétrage Pastel : ouverture/fermeture de lits, nouveaux tarifs, mises à jour…
- Procédures : j’écris les procédures notamment quand une nouvelle activité se met en place.
- Clôture annuelle de la facturation des dossiers et de la régie de recettes
Et au milieu de tout ça… les cas particuliers (facturations particulières, chambres particulières, etc.) et les imprévus. Il est impossible de prévoir une journée type d’organisation.
Tu travailles avec beaucoup de logiciels, non ?
Oui, une bonne dizaine : Pastel, Doctolib pro, Business Object, Chorus pro, le compte encaissements de recettes en lien avec la trésorerie, Hélios, Ameli Pro, Gesform, BlueKanGo, Octime, les sites des mutuelles…
La mise en place de Doctolib a changé notre quotidien : au début il y a eu quelques inquiétudes, mais finalement ça facilite énormément l’organisation.
C’est quoi l’enjeu principal de ton métier ?
Sécuriser les recettes de l’hôpital.
Le service des admissions facture la partie administrative des dossiers auprès de la Sécurité sociale et des mutuelles, le DIM (Département d’Information Médicale) facture la partie médicale. S’il y a une erreur au départ sur le dossier administratif, elle fausse toute la facturation tant administrative que médicale et cela engendre donc une perte de recettes pour l’hôpital.
Il faut être rigoureux, organisé, savoir gérer une importante quantité d’informations, et connaître les règles de facturation qui évoluent au fur et à mesure des réformes et mesures prises par l’Etat et les divers financeurs.
Justement, les réformes : ça bouge beaucoup ?
Oui, énormément.
Depuis mon arrivée :
- En 2022 : réforme des Urgences.
- En 2023 : réforme SMR (les Soins médicaux et de Réadaptation – anciennement SSR), avec la différenciation par spécialités : neuro, loco, polyvalent, gériatrie, etc.
Les tarifs évoluent, les Unités Fonctionnelles Médicales changent, de nouvelles règles de facturation doivent être appliquées en fonction des réformes. Ce qui implique de suivre en permanence les actualités et nouveautés.
C’est un métier cyclique, dense, très technique.
Quelles qualités il faut pour faire ton métier ?
Je dirais :
- organisation,
- rigueur,
- concentration,
- capacité à assimiler beaucoup d’informations,
- adaptation permanente,
- et surtout… ne pas avoir peur de la complexité.
On imagine souvent le service des Admissions comme un lieu qui édite simplement des étiquettes. En réalité, il faut au minimum un an pour apprendre la facturation, sans parler des nombreux cas particuliers.
Qu’est‑ce que tu aimes le plus ?
La variété.
Aucune journée ne se ressemble. Et surtout : la facilité d’échanges avec les équipes, la direction, les collègues.
C’est quelque chose que je ne ressentais plus sur mon précédent poste, sans pour autant généraliser à tous les services.
J’ai une équipe volontaire et efficace, qui fonctionne bien.
Et ce qui est le plus difficile ?
La gestion du personnel, parfois. Et la charge d’informations à traiter. Mais c’est le jeu.
Au final, heureuse de ta reconversion ?
Aucun regret. C’est enrichissant, humainement et professionnellement.
Ça donne envie de continuer à découvrir, de s’adapter, encore et toujours. Mais surtout d’aller plus loin dans la découverte du système financier d’un établissement sanitaire.
Rendez‑vous très bientôt pour découvrir un nouvel épisode consacré à un autre métier insoupçonné de l’hôpital.