🎙️ Ces métiers insoupçonnés de l’hôpital

 

Épisode 1 : l’Archiviste

Interview de Yannick Poriel, Responsable des archives médicales au Centre hospitalier de Bagnères‑de‑Bigorre

 

« Si je vous dis travailler à l’hôpital… »

 

Vous pensez aux médecins, aux infirmières, aux aides‑soignantes, peut‑être au personnel administratif, aux kinés, aux ergothérapeutes… Mais vous ne pensez presque jamais à certains métiers pourtant cruciaux au fonctionnement de l’hôpital.

Aujourd’hui, on vous emmène dans un univers discret, méthodique, indispensable :

👉 les archives médicales.

Pour en parler, rencontre avec Yannick Poriel, Responsable des archives médicales du CHBB.

 

🎤 INTERVIEW

Bonjour Yannick, tu peux nous parler de ta fonction ici à Bagnères ?

 

Oui, bien sûr. Je m’occupe des archives médicales, donc de tout ce qui touche aux dossiers patients. Et parfois, plus ponctuellement, je donne un coup de main pour les archives administratives. Mais mon cœur de métier, c’est vraiment la gestion des 1 km 200 d’archives que nous avons réparties dans trois salles. Oui, oui : 1 km 200. On ne s’en rend pas compte, mais ça fait beaucoup de papier.

 

C’est quoi l’enjeu de ton métier ?

 

Déjà, prendre soin des archives. Ça peut paraître simple, mais c’est un vrai métier. J’aime bien rappeler la définition officielle :

« Les archives sont l’ensemble des documents, y compris des données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale dans l’exercice de son activité. » (Code du patrimoine, art. L. 211‑1)

Pour comprendre mon travail, il faut parler des trois âges des archives :

• Les archives courantes : les dossiers « vivants », encore utilisés dans les services.
• Les archives intermédiaires : les dossiers clos mais conservés à proximité. C’est précisément ce fameux kilomètre d’archives que je classe et répartis.
• Les archives définitives : une fois la DUA (durée d’utilité administrative) atteinte, deux options :
  • soit elles partent aux Archives départementales des Hautes‑Pyrénées,
  • soit elles sont éliminées, mais pas n’importe comment.

L’élimination, c’est très encadré : il faut un bordereau d’élimination signé par le Directeur des Archives départementales, le Directeur de l’hôpital et le médecin DIM. Ensuite, une société spécialisée détruit les documents et fournit une preuve de destruction.

Et puis il y a aussi tout le travail de tableaux de gestion que j’ai mis en place pour aider les services à gérer leurs archives courantes et intermédiaires, mais aussi à procéder à l’archivage de ses archives historiques ; pour aider à suivre la fameuse DUA.

 

Depuis quand tu fais ce métier ?

 

Depuis le 1er juillet 2020. C’est assez récent finalement.

 

Et avant ça, tu faisais quoi ?

 

J’ai passé 14 ans à la régulation du SAMU, comme assistant de régulation médicale : Grenoble, Mont‑de‑Marsan, Tarbes. Ensuite, j’ai travaillé dans un service DIM (Département d’Information Médicale), qui gère les données d’activité de l’hôpital.

 

Comment tu as découvert le monde des archives ?

 

En bossant au DIM, justement. J’ai rencontré la personne qui gérait les archives et j’ai découvert que c’était un métier beaucoup plus intéressant que ce qu’on imagine. Ce n’est pas juste de la manutention : c’est de la réflexion, de l’optimisation, de la gestion de flux, de la projection.

Quand je suis arrivé à Bagnères, je ne comprenais pas le système de classement, ça m’a donné envie de m’intéresser au métier. On classait par IEP, un numéro qui change à chaque séjour. J’ai proposé un classement par l’IPP, un numéro unique et la création d’un espace dédié à l’année en cours, mis en place un système d’étiquetage par année… bref, j’ai engagé une nouvelle organisation pour que nos archives soient plus logiques et efficaces.

 

Tu t’occupes aussi bien du papier que du numérique ?

 

Absolument. On a encore beaucoup de papier et on en aura encore un moment. Mais il y a aussi tout l’enregistrement des mouvements d’archives qui se fait numériquement par exemple.

Je crée des requêtes pour trier les dossiers, notamment pour identifier les patients décédés. J’utilise Business Object, je croise les données avec Pastel et l’INSEE… Les règles d’élimination sont les mêmes pour le papier et le numérique. Le métier ne change pas tant que ça, finalement.

 

Quelles qualités il faut pour faire ton métier ?

 

Je dirais :

• rigueur,
• organisation,
• autonomie,
• veille,
• anticipation,
• capacité à optimiser,
• et savoir chercher, collecter et traiter l’information.

 

Qu’est‑ce que tu aimes le plus ?

 

Me projeter. Je ne peux pas rester inactif. J’aime imaginer l’évolution des salles, optimiser le classement, intervenir auprès des services quand ils ont besoin d’aide… C’est un métier où on peut vraiment améliorer les choses.

 

Et ce qui est le plus difficile ?

 

C’est un poste isolé. Je travaille en sous‑sol, je n’ai pas d’équipe. Mais je maintiens un lien régulier avec les Archives départementales : c’est passionnant et exigeant.

 

Au final, heureux de ta reconversion ? Tu recommandes ?

 

Ah oui, complètement. C’est un métier très varié : je peux passer d’un tableau de gestion à un mouvement de 7 500 dossiers par an, puis à une réflexion sur l’optimisation d’une salle.

Avant, j’étais sur le terrain. Je dis souvent que je suis passé du massage cardiaque… au compte‑rendu de réunion. Mais j’adore ce que je fais. Et puis je me fais mes petits plaisirs : choisir la couleur de l’année pour les dossiers, par exemple. En 2024, j’ai choisis le doré, pour les Jeux Olympiques. Il faut bien se faire plaisir.

 

Rendez‑vous très bientôt pour découvrir un nouvel épisode consacré à un autre métier insoupçonné de l’hôpital.